PERFODA
Proje Yönetimi



 

Proje Zaman Yönetimi

Dursun Akkurt, Ekim 2014

Özet:

Proje süreci, fikrin bulunmasından başlayıp proje ürünlerinden fayda elde edilene kadar uzanan süreyi kapsar. Sürecin tümünde zaman yönetimi yapılmalıdır. Çünkü proje süresi arttıkça maliyet artar ve projenin toplam faydası azalır. Projenin her aşamasında zaman kayıplarını önlemek, kaybedilen zamanın telefi etmek, zaman kazanmak için kaynak yaratmak gerekir. Ancak bunlar yapılırken kaliteden ve proje hedeflerinden uzaklaşmamaya özen gösterilmelidir.

Proje yapmanın asıl amacı fayda elde etmektir. Proje sürecinin tümünde doğru zaman yönetimi yaparak maliyetleri azaltmak ve elde edilen faydayı artırmak mümkündür. Proje sürecindeki her şeyi zamana indirgemek yanlış olur. Ancak zamanın önemini gözden kaçırmak çok daha büyük bir yanlış olur.

Proje, belirli bir zaman diliminde, özel bir ürün ya da hizmet üretmek için yapılan çalışmadır. Bu tanımda planlı proje çalışmalarının zaman sınırı vurgulanmaktadır. Oysa proje süreci, henüz bir planın yapılmadığı, fikrin bulunmasından başlayıp proje ürünlerinden fayda elde edilmesine kadar uzanan süreyi kapsar. Dolayısıyla proje zaman yönetimi sadece planlı proje çalışmalarının yapıldığı süreyle sınırlanmamalıdır.

Fikirden Proje Önerisine

Proje süreci yeni iş fikirlerinin bulunması ile başlar. İyi iş fikirlerini bulup bunları zamanında kaliteli projelere dönüştürenler başarılı olurlar.

Başlarken net bir zaman planı yapmak, hatta standart bir yol izlemek mümkün olmaz. Ama fikrin bulunması, değerlendirilmesi, projenin faydasının hesaplanması gibi işlerin doğru yöntemlerle hızlandırılması mümkündür.

Bundan 20-30 yıl önce başarılı bir bilişim projesinin en fazla 2 yılda tamamlanması gerektiği düşünülürdü. Bugünlerde süre 4-6 ay olarak ifade ediliyor. Çünkü, her 4-6 ayda bir üretimi ve pazarı etkileyen yeni bir teknoloji veya üretim yöntemi geliştiriliyor. Rakamlar değişse de bu durum bütün sektörler için geçerlidir. Sosyal sorumluluk, kamu hizmeti, bilimsel araştırma vb projelerde faydayı para ile ifade etmek mümkün olmayabilir. Ama amaç ne olursa olsun proje maliyetini azaltmak ve projeden fayda elde etmek için zamanı iyi kullanmak gerekir.

Projelerin temelini iyi iş fikirlerini oluşturur. İyi fikirleri bulmak için müşteri beklentilerini, sektörün değişim yönünü, uzmanları, akademik çalışmaları, teknolojik ve sosyal gelişmeleri dikkatle izlemek gerekir. Başarılı olmak için iyi fikirleri bulmak yeterli olmaz; fırsatları da iyi değerlendirmek gerekir. İyi fikir bulmak, hatta üretmek için düzenli ve disiplinli çalışmak, özel ekipler kurmak, bulunan fikirleri korumak ve zamanı çok iyi kullanmak gerekir.

Bulunan her fikir değil ama iyi görünen bütün fikirler geliştirme, tasarım, üretim ve finansman açısından incelenmelidir. İlk adım fikrin kurum stratejileri ile uyumlu olup olmadığına karar vermektir. Stratejilere uygunsa fikir geliştirilebilir. Stratejilere bağlı olarak proje amacı ve kapsamı ortaya çıkar.

Değerli her şey gibi fikirlerin de sahiplenilmesi ve korunması gerekir. Bulunduğu andan itibaren rakiplerin eline geçmemesi, sabote edilmemesi, ihmal edilmemesi veya kazalara kurban gitmemesi için fikrin korunması gerekir. İstenen fayda elde edilene kadar sadece ilgili ve güvenilir kişilerle paylaşılmasına dikkat edilmelidir. Çünkü, fikrin kaybedilmesi sadece “fikrin” kaybedilmesi değildir. Verilen emek, yapılan yatırım, harcanan zaman ve iş fırsatları da fikirle birlikte kaybedilir. Eğer rakiplerin veya kötü niyetlilerin eline geçerse başka ciddi kayıplar da olabilir.

Fikir sahibi fikri geliştirmek üzere çeşitli kaynaklardan yararlanabilir. Proje ofisi, iş geliştirme birimi, ilgili iş birimleri, yöneticiler gibi iç kaynaklar; danışmanlar veya iş ortakları gibi dış kaynaklar fikrin geliştirilmesine katkıda bulunabilirler. Gereksinimler, yapılması gereken işler, gerekli kaynaklar, çalıştırılacak süreçler ve projenin yapılmasından elde edilecek faydalar kabaca belirlenir. Doğal olarak çok kısa zamanda yapılacak bu çalışma kesin sonuçlar üretmeyecektir. Ama yönetim veya sponsor desteği almak açısından projenin öngörülen maliyeti ve sağlayacağı faydanın hesaplanması önemlidir. Destek alındıktan sonra proje telebi oluşturulabilir.

Fikir için gerekiyorsa patent alınabilir, dış kaynak veya finansman da aranabilir. Bu durumlarda işlemlerin yol açacağı zaman kaybı ve fikrin çalınma ihtimali dikkate alınmalıdır. Bu riskleri karşılamak üzere önceden planlanmış prosedürlere uymak veya duruma özel önlemler almak gerekir.

Proje sürecinin buraya kadar olan bölümünde zaman planı yapmak çok zordur. Yine de fikir sahibinin becerisi, olanaklar, kurum kültürü ve iyi iş süreçleri zamanın etkin kullanılmasını sağlayabilir. Fikir bulma ve geliştirilme süreci mümkün olduğunca kısa zamanda ve gizlilik içinde yapılmalıdır.

Öneriden Proje Planına

Proje planlama işinin de zaman kaybetmeden yapılması gerekir. Proje planlama yöntemli olarak yapılması gereken bilgi ve deneyimin önemli rol oynadığı bir iştir. Proje ofisleri, uzman proje ekipleri veya yetkin proje yöneticileri başarılı proje planlaması yapabilirler.

Proje planlama sürecinin ilk adımı talepte yer alan gereksinim ve özellikleri incelemektir. İnceleme (analiz) sonuçlarına göre talebi karşılayan çözüm tasarlanabilir. İnceleme ve tasarım çalışmaları tekrarlı olarak araştırma, toplantı, deneme, kontrol ve düzeltme yapmayı gerektirir. Uzman iş analistleri, talep sahibi, proje ekibi ve mümkünse müşteri temsilcisi birlikte çalışarak inceleme ve tasarım süresini kısaltabilirler. Kurumsal varlık (asset) veritabanı, proje portföyü, mühendislik çalışmaları, kurumsal mimari çalışmaları, benzer projelerden edinilmiş deneyim inceleme ve tasarım sürecinde zaman kazanmaya yardımcı olur.

Tasarım proje hedeflerinin ve yapılacak işlerin netleşmesini sağlar. Proje ekibinin özellikleri, gerekli malzeme ve donanım, görevler, koordinasyon ve iletişim düzeni, dış kaynaklar gibi ayrıntılar tasarıma bağlı olarak listelenebilir.

Yapılacak işler kişiler veya ekipler tarafından üstlenilecek görevler biçiminde ele alınmalıdır. Böylece görev atamalarını yapmak ve çalışmaları izlemek kolaylaşır. Görevlerin sırası, kimlerin hangi görevleri yapacağı, görevlerin süresi, görevlerin başlama ve bitiş zamanı, görevler arasındaki zamansal bağlantılar gibi ayrıntılar bir zaman akışı içinde planlanır. Bu plana iş zaman kırılımı (Work Breakdown Structure – WBS) adı verilir. İş zaman kırılımı, projenin zaman yönetim planıdır. Ve genel proje planının çok önemli bir bölümünü oluşturur.

Proje planında zaman kayıplarına yol açacak riskler mutlaka dikkate alınmalıdır. Aksayan işler “domino etkisi” yaratır ve bir birini tetikleyen aksaklıklar ciddi zaman kayıplarına yol açar. İşlerin zamanında başlamaması, planlanan hızda ilerlememesi, bir birine bağlı işlerin uygun zamanlarda yapılmaması zincirleme sorunlar yaratır. Plan yapılırken muhtemel zaman kayıpları dikkate alınmalı ve özellikle zamana duyarlı görevler için toleranslı süreler belirlenmelidir. “Eğer … olursa … yapılır” (else if) analizleriyle zaman kayıpları için alternatifli önlemler planlanmalıdır.

Dış kaynak kullanıldığında zaman kaybı riski yükselir. Bunun için dış kaynakların yapacağı işler hem sözleşmelerle hem de düzenli kontrollerle güvence altına alınmalıdır. İş birliği içinde çalışacak iç ve dış kaynaklar arasındaki iletişim ve koordinasyon dikkatle planlanmalıdır. Birlikte çalışma açısından çok önemli olan zaman planına uyma ve düzenli iletişim için izleme ve kontrol çalışmaları planlanmalıdır.

Tamamlanmış proje planı esas alınarak proje bütçesi ve projenin faydası daha isabetli olarak hesaplanabilir. Ticari projelerde yatırımın geri dönüş değeri (ROI) mutlaka hesaplanmalıdır. Projenin süresi ROI hesabının en önemli bileşenlerinden biridir. Kurum yönetimi veya proje sponsoru projenin süresine göre proje fikrinden vazgeçme ya da devam etme kararı verebilirler.

Proje İşletimi

Proje işletim aşamasında zaman yönetimi günlük proje yönetim işlerinin başında gelir. Proje yönetimi her gün, bir önceki gün itibariyle işlerin ne kadarının tamamlandığını; o gün için ve ileriye dönük olarak hangi işlerin planlandığını gözden geçirmelidir. Yönetim, proje planını baz alarak muhtemel bir gecikme veya koordinasyon sorunu varsa önlem almalıdır. Geciken işleri hızlandırmalı, sorun yaratacaksa hızlı giden işleri yavaşlatmalı ve bağlı işlerin zamanlamasını yapmalıdır.

İş kazaları, hastalık, çalışan kaybı, bilgi kaybı, olumsuz rekabet gibi durumlar zaman kayıplarına yol açar. Çalışanların yedeklenmesi, çalışanlar arasındaki olumsuz rekabetin iyi yönetilmesi zaman kayıplarını azaltır. Maddi ve manevi teşviklerle, fazla çalışma süreleriyle zaman kayıplarını telefi etmek mümkün olabilir. Ancak hızlı ve fazla çalışmanın iş kazalarına, kalitenin düşmesine ve çalışan kaybına yol açabileceği unutulmamalıdır.

Zaman kayıplarının en önemli nedenlerinden biri de iletişim düzeninin bozulmasıdır. Bilgi paylaşımının aksaması beklemelere, işlerin yanlış veya eksik yapılmasına, bazen işlerin hiç yapılmamasına yol açabilir. Proje planında yer verilen iletişim düzeni etkili olarak uygulanmalıdır. Proje çalışanları arasında düzenli mesajlaşma, doküman paylaşımı ve toplantılar yapılması iletişim kalitesini yükseltir ve zaman kayıplarını azaltır.

Proje planı, yönergeler, kullanım kılavuzları gibi dokümanların eksik veya yanlış olması hatalara, dolayısıyla zaman kayıplarına yol açar. Dokümanların kaliteli olması ve çalışanların dokümanlara ulaşabilmesi sağlanmalıdır. Dokümanlara erişim, dokümanlardan yararlanma, doküman oluşturma ve paylaşma politikaları çok açık olmalıdır. Diğer taraftan, içerdiği bilginin özelliklerine göre dokümanlara erişim sorumluluk ve yetkilere göre düzenlenip değerli bilgiler korunmalıdır.

Genel olarak zamana ilişkin riskleri yönetmenin farklı yolları vardır. Zaman kaybına yol açan riskler mümkünse oluşmadan önlenmelidir. Çünkü pek çok durumda zamanın geri kazanılması mümkün değildir. Zaman kaybı oluşacağı öngörüldüğünde işgücü artırılarak, donanım artırılarak, görevler değiştirilerek önlem alınabilir. Bazı görevlerde zaman kaybı oluşursa, bu kayıp izleyen görevlerin erken tamamlanması yoluyla telafi edilebilir. Gerekiyorsa zaman kazanmak için dış kaynak kullanılabilir. Zaman kaybı için önlem alınamıyorsa ve kayıp tolerans sınırları içinde kalıyorsa, olduğu gibi kabul edilerek projeye devam edilebilir.

Telafi edilemeyecek ölçüde büyük zaman kayıpları aşırı maliyet artışlarına yol açabilir. Böyle bir ihtimal ortaya çıkarsa kurum yönetimi veya proje sponsoru durumdan haberdar edilmelidir. Büyük ölçüde zaman kayıpları proje için iptal veya devam kararı vermeyi gerektirebilir.

Sürekli İzleme ve Kontrol

Proje süreci boyunca izleme ve kontrol çalışmaları yapılmalıdır. Böylece projenin dönemlik durumunu, potansiyel ve gerçekleşen riskleri görmek mümkün olur.

Yapılacak izleme ve kontrol çalışmaları proje planında yer almalıdır. Gelişmelere bağlı olarak bazı izleme ve kontrollerden vazgeçilebilir veya yenileri eklenebilir. Ancak, planda yer alan izleme ve kontrollerin zamanında yapılması önemlidir. Aksi halde proje durumu ve riskler gerektiği gibi görülemez. Risklerin yol açacağı kayıplar önlenemez.

İzleme ve kontrollerde çalışma süreleri, belirli zamanda tamamlanan iş miktarı ve işlerin gecikme süreleri gibi zaman ölçümleri önemli yer tutar.

Uygulanacak izleme ve kontrol yöntemleri mümkün olduğunca objektif kriterlere dayandırılmalıdır. Objektif ve tarafsız ölçümler belirsizliği azaltır, karar vermeyi kolaylaştırır ve karar verme yetkisini paylaşma olanağı yaratır. Böylece hızlı karar vermek ve zaman kayıplarını azaltmak mümkün olur.

Proje toplam maliyetini artıracak, zaman kayıplarına yol açacak, proje ekibi tarafından uygulanamayacak izleme ve kontrol yöntemleri seçilmemelidir. Maliyeti uygunsa en az insan müdahalesi ile çalışan, zaman kayıplarını önleyen ve ölçüm kalitesini yükselten sistemler tercih edilmelidir.

Proje kapsamında yapılacak testler proje başarısının güvencesi niteliğindedir. Testlerin dikkatle planlanması ve zamanında tamamlanması gerekir. Testlerin büyük bir bölümü talep sahibi ya da müşteri tarafından yapılır. Bu nedenle proje ekibi ile testçiler arasındaki koordinasyon çok önemlidir. Ürünün zamanında teste hazırlanması, testlerin zamanında başlaması ve zaman kaybetmeden yapılması sağlanmalıdır. Aksi halde geciken testler toplam proje süresinin uzamasına ve maliyet artışına yol açar. Diğer taraftan gerektiği gibi test edilmeyen ürünün fayda sağlaması hatta kullanılması mümkün olmayabilir. Bu durumda proje toptan başarısız olur.

Düzenli olarak proje durum raporları hazırlamak ve proje paydaşlarıyla paylaşmak, zamanı yönetmekte yardımcı olur. İzleme ve kontrol çalışmalarında tespit edilen zaman kayıpları veya zaman uyumsuzlukları proje durum raporlarında yer almalıdır. Proje ekibi ve proje paydaşlarının riskleri bilmesi önlemlere katkıda bulunmaları açısından çok önemlidir.

Proje Kapatma ve Sonrası

Proje kapatma aşamasında ve sonrasında da zaman yönetimi yapılmalıdır. Kapatmadan önce, planlanmış olan bütün işlerin tamamlandığından, testlerden tatmin edici sonuçlar alındığından, bütün proje dokümanlarının tam ve politikalara uygun olduğundan emin olunmalıdır. Proje sonuna doğru kontroller sıklaştırılmalıdır. Aksatılan veya ihmal edilen kontroller proje kapatma çalışmalarının uzamasına, zaman kayıplarına yol açar.

Kapatma kararı ile birlikte proje kapanış dokümanı hazırlanmalıdır. Kapanış dokümanında proje süreci özetlenmeli ve projeden alınacak dersler belirtilmelidir. Doküman ekinde test ve kontrol sonuçlarına yer verilmelidir. Kapanış dokümanı sunularak proje sahibi ve sponsorunun kabul onayı alınmalıdır. Onay için gerekli koşullar sağlanamaz ve kabul onayı alınamazsa proje zamanında kapatılamaz.

Kapatma sürecinin zamanında tamamlanması çok yönlü faydalar sağlayacaktır. Proje kapatıldığında proje ekibi, kullanılan donanım, çalışma ortamı, artan malzeme, artan para gibi kaynaklar asıl sahiplerine iade edilir. Böylece hem proje maliyetinin artması önlenebilir hem de iade edilen kaynaklar verimlilik sağlamak üzere yeniden kullanılabilir.

Projede sözleşmeli dış veya iç kaynak kullanıldıysa sözleşmelerin zamanında sonlandırılması büyük önem taşır. Çünkü sözleşmelerin devam etmesi karşılıklı yükümlülüklerin devam etmesine dolayısıyla maliyetlerin yükselmesine yol açar. Sözleşmede yer alan kira, ücret, tazminat gibi yükümlülükler sözleşmenin sonlandırılmasıyla ortadan kalkacaktır. Gerekiyorsa bakım, garanti, sigorta gibi yeni sözleşmelerin zamanında yapılması proje sonrasında karşılaşılması muhtemel risklerin önlenmesi açısından büyük önem taşır. Faydanın sürdürülmesi üretilmesi kadar önemlidir.

Projenin tamamlanması, özel bir durum yoksa, yapılan ürün veya hizmetten fayda elde edileceği anlamına gelir. Proje yapmanın asıl amacı da bu faydayı elde etmektir. Proje sürecinin tümünde doğru zaman yönetimi yaparak maliyetleri azaltmak ve elde edilen faydayı artırmak mümkündür. Proje sürecindeki her şeyi zamana indirgemek yanlış olur. Ancak zamanın önemini gözden kaçırmak çok daha büyük bir yanlış olur.



 
Telefon: +90 (544) 421 49 89
E-mail: dakkurt@yahoo.com
© 2014 Dursun Akkurt, Tasarım: Dursun Akkurt - http://www.ak-kurt.com
© Telif Hakkı ve Yasal Kullanım Koşulları