PERFODA
Proje Yönetimi



 

Özet:

İş yapmanın temel amacı para kazanmaktır. Projeler de giderleri azaltmak ya da verimi artırmak yoluyla kazanılan parayı artırmayı amaçlar. Yatırımın parasal geri dönüşünü (Return on investment – ROI) hesaplamak projenin faydalı olup olmayacağını görmeye yardımcı olur.

ROI hesaplamak sektörler arasında farklılık gösterebilir. Bu yazıda ROI bir projenin maliyete gore parasal kazanç/kayıp göstergesi olarak ele alınacaktır.

İş yapmanın temel amacı para kazanmaktır. Projeler de giderleri azaltmak ya da verimi artırmak yoluyla kazanılan parayı artırmayı amaçlar. Ancak bir projenin parasal getirisini hesaplamak pek kolay değildir. Çünkü, hem projenin yapılması için harcanan kaynaklar, hem de projenin yapılması halinde elde edilen kazanımlar bir ölçüde belirsizlik gösterir.

Örneğin, çalışanları eğitmek uzmanlık ve üretkenliği artırır. Ama eğitimi gider azalması ya da gelir artışıyla ilişkilendirmek kolay değildir. Bilişim ya da otomasyon sistemlerine yatırım işin etkinliğini artırabilir. Ama etkinlik artışının parasal karşılığı kolayca hesaplanamaz.

Yatırımın parasal geri dönüşünü (Return on investment – ROI) hesaplama yöntemi bu soruları cevaplamaya ve projenin parsal değerini görmeye yardımcı olur.

ROI hesaplamak sektörler arasında farklılık gösterebilir. Bu yazıda ROI bir projenin maliyete gore parasal kazanç/kayıp göstergesi olarak ele alınacaktır.

ROI neden önemlidir?

  1. ROI projenin parasal değeridir. ROI yatırımcıya projenin parasal getirisini gösterir. ROI hesaplandığında, öznel olarak sıralanan faydaların nesnel/parasal karşılığı ifade edilmiş olur.
  2. ROI paydaşların desteğini sağlar. Parasal karşılık projeye başlama ya da reddetme kararına zemin oluşturur. Çoğu zaman paydaşlar projenin getirisini görmeden destek vermezler.
  3. ROI hesaplanırken başta öngörülmeyen faktörler de görülebilir. Proje fikri ilk oluştuğunda dikkate alınmamayan faktörler, ROI hesaplanırken kazanç ya da kayıp kalemi olarak dikkat çekebilir.
  4. ROI proje önceliğini belirler. ROI hesaplandıktan sonra projenin diğer projeler arasındaki önemini görmek de mümkün olur. ROI değeri yüksek olan projelere öncelik verilir.

ROI nasıl hesaplanır?

ROI hesaplamak için yararlanılacak formül:

ROI = [(Projenin parasal değeri – Proje maliyeti) / Proje maliyeti] x 100

Formülün değişkenleri projenin parasal değeri ve proje maliyetidir.

Parasal Değer?

Projenin parasal değeri esasen projenin getirisidir. Ancak proje süresi sınırlı ve üretilecek ürünün yaşam süresi çok uzun olduğunda projenin parasal değeri ile getirisi ciddi oranda farklılaşabilir. Bu nedenle projenin parasal değeri proje süresi ve yatırım için optimum geridönüş süresi baz alınarak hesaplanır.

Parasal değeri hesaplamak gelire ilişkin belirsizliklerden dolayı karmaşık hale gelebilir. Bu karmaşayı azaltmak için bilinen maliyet ve kazanç faktörlerini sıralayıp, değerlerini ayrı ayrı ele almak yararlı olur.

Faktörlerin maliyet ve kazanç değerini belirlerken zaman, hacim ve para (Time, Volume and Dollars – TVD) değerlerini dikkate almak gerekir. TVD projenin değerini farklı açılardan görmeyi sağlar.

Formül: Hesaplama anında zaman, hacim ve para değeri – Projenin kazandıracağı zaman, hacim ve para değeri

Zaman, projenin tamamlanması için gerekli süredir.

Hacim proje kaynaklarına ilişkin değerlerdir. İnsan kaynağı adetleri, malzeme miktarları, makine adet veya kullanım süreleri vs.

Para, proje harcamaları ve gelirlerinin parasal değeridir.

Formülü daha iyi anlamak için bir kaç örnek inceleyelim.

Projemiz üretim sürecinin iyileştirilmesi olsun. Amaç üretim süresini %10 azaltmaktır. Bu örnekte adet maliyeti 1.000-TL olan bir ürünün 16 saatte üretildiğini varsayalım. 1 adet için hacim 1 birimdir. Saatlik emek karşılığı 50-TL ve malzeme maliyeti 200-TL olsun. Ürün yılda 500 adet üretiliyorsa yıllık maliyetin 500.000 TL olduğu hesaplanır.

Proje sonunda üretim süresi %10 azalırsa, 16 saatten 14.4 saate inilir. Diğer değişkenler aynı kalır. Yeni birim maliyeti 920-TL olur ve yıllık maliyet 460.000 TL’na düşer.

Bu durumda projenin parasal değeri; yıllık tasarruf değeri 500.000 – 460.000 = 40.000-TL olarak hesaplanır.

Örneğimizi gelir artışını baz alıp biraz geliştirelim. Şirketin yeni müşterileri var ve kapasite artırmak gerekiyor. Yılda üretilen 500 birim ürünün herbiri 1.200-TL’na satılıyor. Yılda 600.000 TL ciro yapılıyor. Proje ile üretim süresi %10 azaltıldığı için üretim miktarı da aynı oranda artacaktır. Üretim 500 birimden 550 birime çıkacaktır, yıllık ciro ise 660.000-TL’na çıkacaktır.

Yılda yaklaşık 660.000 – 600.000 = 60.000-TL’lik ciro artışı olacağı hesaplanır.

Örneğimizi biraz daha karmaşık hale getirelim. Üretim artışının biraz kalite düşüşüne yol açtığını düşünelim. Bu durumda iade edilen ürünler olacaktır.

Yılda iade edilen ürün sayısı 10 olursa (%2), iade maliyeti 12.000-TL olarak hesaplanır. Önceki örnekte hesapladığımız proje değeri (yıllık ciro) 60.000 – 12.000 = 48.000-TL olacaktır. Ayrıca proje ekibinin iade sayısını yılda 2 adet azaltacağını düşünelim. Yani iade kaybı her yıl 2.400-TL azalacaktır.

Bu durumda projenin 1. Yıl için parasal değeri, 60.000 – 12.000 + 2.400 = 50.400-TL olarak hesaplanır.

Bu örneklerde sadece maliyet düşürme veya gelir artırma stratejileri açısından bakılmış, proje maliyeti hesaba katılmamıştır. Yani sadece projenin parasal değeri hesaplanmıştır.

Proje Maliyeti

ROI formülünün ikinci bilinmeyeni proje maliyetidir. Maliyet hesabında işin görev-zaman kırılımı ve görevlerin maliyeti dikkate alınır.

İşin Görev-Zaman Kırılımı Gerçek maliyeti hesaplamak için görevlerin zamana yayılımını olabildiğince doğru yapmak gerekir. Hesaplama yaparken görevlerin takvime gore sıralanması zorunlu değildir. Ama takvime gore sıralama görevlerin ve maliyet faktörlerinin atlanmaması için yararlı olur. İşin görev-zaman kırılımını yapmanın farklı yöntemleri vardır. Biz basit bir örnekle durumu anlamaya çalışalım.

Yapılacak İşlerin ve Malzemelerin Maliyeti Maliyeti belirlerken çeşitli faktörleri dikkate almak gerekir. Farklı projelerde ciddi farklılıklar olsa da her projede dikkate alınması gereken bir kaç faktör vardır:

  • Gerekli çalışanların nitelik ve sayısı
  • İşin yapılması için gerekli sure
  • Çalışan ücretleri
  • Malzeme maliyeti (ekipman/donanım, yazılım, hammadde vb)
  • Gerekli çalışanların nitelik ve sayısı

İşin ayrıntıları belirlendikten sonra maliyetlendirme kolaylaşır. Tablo 1’deki maliyetler sıralanan faktörleri kapsamaktadır.

Hesaplama yapılırken ele alınan faktörün tek seferde mi, belirli zaman periyodlarında mı ödeme yapılan bir kaynak olduğu dikkate alınmalıdır. Bazı kaynaklar hem tek seferlik hem de periyodik ödeme yapılan kaynaklar olabilir. Önemli olan belirli zaman priyodu ve projenin tümü için doğru maliyetin hesaplanmasıdır.

Tablo 1: Proje Görevleri ve Görevlerin Maliyetleri

İşin Görev-Zaman Kırılımı
Görev Tarih Kaynak Miktarı Kaynak Birim Toplam
1. Görev 10 Ocak - 25 Ocak 2 kişi x 10 gün 300-TL gün 6.000-TL
2. Görev 11 Ocak 1 kişi x 60 gün 350-TL gün 21.000-TL
3. Görev 15 Ocak - 30 Mart 1 kişi x 10 gün 250-TL gün 2.500-TL
4. Görev 25 Ocak - 20 Şubat 3 kişi x 10 gün 300-TL gün 9.000-TL
5. Görev 5 Ocak - 30 Mart 1 kişi x 3 ay 5.000-TL ay 15.000-TL
Toplam 53.500-TL

Görevleri sıralamak ve içerdiği maliyet faktörlerine göre maliyetlendirmek basit ama etkili bir yöntemdir.

Ayrıca projede kullanılacak malzeme ve donanım maliyetlerini de dikkate almak gerekir

Tablo 2: Malzeme ve Diğer Maliyetler

Malzeme Kullanım Tarihi Miktar Birim Fiyat Toplam
Bilgisayar - 2 adet 1.500-TL 3.000-TL
Ofis kirası - 6 ay 1.000-TL 6.000-TL
Ulaşım - - - 2.500-TL (tahmini)
Isıtma 2 Ocak - 31 Mart 3 ay 250-TL ay 750-TL
(Diğer) 10.000-TL
Toplam 22.250-TL

Fırsat maliyeti de dikkate alınması gereken önemli bir noktadır. Fırsat maliyeti gerçekte bir proje maliyeti değildir. Ancak amaç para kazanmaksa projeye alternatif seçeneklerin maliyet ve getirilerinin bilinmesi projeye başlama kararını etkiler.

Örneğimizdeki projenin maliyeti 53.500 + 22.250 = 75.750-TL ise bu paranın ilk ayda yaklaşık 40.000-TL’sini, ikinci ayda yaklaşık 15.000-TL’sini ve üçüncü ayda da 20.750-TL’sini harcamayı planlıyorsak, aynı takvimde paranın banka faizini veya başka biçimde değerlendirilmesi halinde getirisini de dikkate almak gerekir. Projenin alternatiflerinden daha yüksek kazanç getirmesi istenir.

Önemli bir tavsiye; eğer birden fazla maliyet değeri hesaplanabiliyorsa, yani maliyette belirsizlik varsa yüksek maliyet değerini esas almakta fayda vardır. Böylece bütçe aşımı risklerinden dolayı yaşanacak sorunlardan korunulabilir.

Ve Sonuç

Projenin parasal değeri ve proje maliyetleri hesaplandıktan sonra ROI formülünü uygulamak kolaydır. Formül her bir görev için ayrı ayrı uygulanabilir. Böylece hem proje süresince maliyeti hesaplamak hem de sonunda toplama bakmak mümkün olur. Bunun için bir ROI tablosu yapılabilir.

Yukardaki örnekleri esas alırsak projenin ilk yıl parasal değerini 50.400-TL ve ilk yıl maliyetini 55.100-TL olarak alabiliriz. Projenin tek seferlik maliyeti ve ilk yıl maliyeti 27.000-TL’dir.

Tablo 3: ROI Tablosu

Maliyet Getiri ROI Kar/Zarar
1.Yıl 75.750-TL 50.400-TL -33,46 -25.350-TL
2.Yıl 0 52.800-TL +36,23 27.450-TL
3.Yıl 0 55.200-TL +109,90 55.200-TL
4.Yıl 0 57.600-TL +185,15 57.600-TL

* 2.yılda kara geçiliyor

Yukardaki örneklerde görüldüğü gibi ROI basit ama güçlü bir göstergedir. Bu gösterge proje için gerekli desteğin sağlanması açısından da önemlidir.

Bu yazı Schweighardt C., Calculating ROI to Realize Project Value başlıklı yazısı esas alınıp içerik ve örnekler değiştirilerek hazırlanmıştır.

Schweighardt C., Calculating ROI to Realize Project Value, March 2010,



 
Telefon: +90 (544) 421 49 89
E-mail: dakkurt@yahoo.com
© 2014 Dursun Akkurt, Tasarım: Dursun Akkurt - http://www.ak-kurt.com
© Telif Hakkı ve Yasal Kullanım Koşulları