PERFODA
Proje Yönetimi



 

Proje Ekibi Kurmak ve Yönetmek

Dursun Akkurt, Ocak 2015

Özet:

Proje ekiplerinin kurulması ve yönetilmesi özel bir bilgi ve beceri alanıdır. Proje çalışanlarının seçilmesi ve görevlendirilmesi esasen kurumun uyguladığı proje organizasyonuna bağlıdır. Projenin kapsamı, görevlerin özellikleri, çalışanların beceri ve deneyimleri gibi faktörler ise proje ekibinin yapılandırılması ve yönetiminde etkili olur.

Kurumun proje yapma biçimi, proje organizasyonu, projenin özellikleri, proje yönetiminin becerileri, çalışanların özellikleri gibi pek çok faktör dikkate alınmalıdır. Proje yöneticileri ekip kurma ve yönetme becerisinin kendiliğinden gelişen bir beceri olmadığının farkında olmalıdır.

Ortak kabul görmüş proje tanımları ve disiplinleri olsa da proje ekiplerinin kurulması ve yönetilme biçimleri arasında belirgin farklar vardır.

Doğal olarak kurum organizasyonu, iş yapma biçimi, kurum kültürü, proje yapma konusundaki tercihler, yapılacak işin büyüklüğü, çalışanların özellikleri gibi pek çok faktör proje ekibinin kurulmasında etkili olur. Bu faktörler ve daha fazlası ise proje ekibinin yönetiminde etkili olur.

Proje ekiplerinin kurulması ve yönetilmesi özel bir bilgi ve beceri alanıdır. Proje yöneticilerinin tek başlarına ekip kurma ve yönetmeleri oldukça güçtür. Bu nedenle aşağıda sıklıkla “proje yöneticisi” yerine “proje yönetimi” terimi kullanılmıştır. Proje yönetimi, proje yöneticisini de kapsayan, yönetim görevlerini üstlenmiş daha geniş bir çerçeveyi ifade etmektedir. Burada kurum yöneticileri, proje birimleri, yönetime yardımcı unsurlar da proje yönetimi içinde değerlendirilmiştir.

Proje Ekibinin Kurulması

Proje çalışanlarının seçilmesi ve görevlendirilmesi esasen kurumun uyguladığı proje organizasyonuna bağlıdır. Projenin kapsamı, görevlerin özellikleri, çalışanların beceri ve deneyimleri gibi faktörler ise proje ekibinin yapılandırılması ve yönetiminde etkili olur.

Başka kurum ve kişilerin projelerini yapan şirketleri, proje şirketi olarak isimlendirebiliriz. Proje şirketleri başkalarının proje işlerini yüklenmek üzere yapılanmıştır. Çoğunlukla proje yapmaya odaklanmış bir çekirdek kadroları vardır. Proje şirketlerinde, çekirdek kadro sabit kalırken, farklı projeler için özerk proje ekipleri kurulur.

Özerk proje ekiplerinin kurulduğu yapıya Proje Temelli Organizasyon (Project-Based Organization) adı verilir. Bu yapıda üst yönetime bağlı birbirinden bağımsız proje yöneticileri ve onlara bağlı proje ekipleri vardır. Görev verilen proje yöneticisi, kendisine verilen projeyi ekip kurup yöneterek tamamlar. Büyük projelerde proje ekibi ayrı bir şirket gibi organize olur.

Büyük projelerde proje yönetimi bütçeyi de yönetir. İşe alım, çalıştırma, işten çıkarma gibi yetkileri kullanabilir. Finansman, denetim gibi temel fonksiyonlar şirketin ilgili birimleri tarafından yürütülse de proje yönetimi geniş yetkilerle donatılır.

Proje tamamlandığında özerk ekiplerin çalışanları serbest kalır. Eğer devam eden veya yeni başlayacak bir proje varsa ekibin kısmen veya tamamen yeni projeye devam etmesi mümkün olur. Aksi halde çalışanlar işten çıkarılır.

Kendi işinden dolayı projeler yapan şirketleri ise, projeler yapan kurum olarak isimlendirebiliriz. Bu kurumlarda, projeler çoğunlukla bir proje programının parçası olarak veya sürekli değişim sürecinin gereği olarak yapılır.

Çoğunlukla kurumun sürekli bir proje kadrosu ve proje birimleri vardır. Proje kadroları deneyim ve beceri seviyesi yüksek uzmanlardan oluşur. Kurumun geneli proje yapma kültürünü benimsemiştir. Proje ekipleri, proje gereklerine göre, iş birimlerinden veya dış kaynaklardan katılan çalışanlarla desteklenir. Böyle yapılar Dizi Proje Organizasyonu (Matrix Project Organization) olarak isimlendirilir.

Dizi organizasyonlarda proje yöneticileri proje birimine bağlı çalışırlar. Proje planlama, denetleme, bütçe yönetimi, insan kaynakları yönetimi gibi fonksiyonlar proje birimi tarafından yapılır. Dizi organizasyonlarda proje yöneticisinin yetkileri sınırlıdır.

Özel bir proje organizasyonu oluşturmayan kurumlar da projeler yapabilirler. Bu kurumlarda, projeler, üst yönetim tarafından ya da doğrudan üst yönetime bağlı proje yöneticileri atanarak yönetilir. Proje ekibi özerk değildir. Proje ekibi iş birimlerinden veya dış kaynaklardan katılımla kurulur. Proje yöneticisi diğer kurum yöneticilerinin üstünde yetkilerle donatılır. Böylece proje yönetiminin kurum kaynaklarını daha etkili kullanması sağlanır. Bu organizasyon şekli Fonksiyonel Proje Organizasyonu (Functional Project Organization) olarak adlandırılır. Proje tamamlandığında proje organizasyonu ortadan kalkar.

Dış Kaynak Kullanımı

Kurum içinden sağlanamayan veya dışardan alınması daha uygun olan, özel uzmanlık gerektiren projelerde dış kaynak kullanmak gerekir. Kurum proje işini kısmen veya tamamen dış kaynaklara yaptırabilir. Dış kaynak kullanım biçimine bağlı olarak proje ekibinin kurulma ve yönetilme şekli de değişir.

Kısmi dış kaynak kullanımında kurum içinden ve dışından çalışanların oluşturduğu proje ekipleri kurulur. Çalışanlar tek proje ekibi içinde veya farklı ekipler halinde eşgüdümlü olarak çalışırlar. Proje yönetimi kurum içinden, dış kaynak tarafından veya kurallı olarak birlikte yapılabilir. Bazen sadece proje yönetimi ya da proje yönetimi dışındaki görevler dış kaynağa verilebilir.

Tamamen dış kaynağa aktarılan projelerde ise kurum, işin “anahtar teslimi”, çalışır halde veya tamamlanmış halde teslim edilmesini bekler. Kurum gereksinimlerini, iş kurallarını ve kalite standartlarını bildirerek projenin yapılmasını ister. Proje yönetimi ve proje çalışmaları tamamen dış kaynak tarafından yapılır ve proje sonuçları kuruma teslim edilir. Kurum tarafında ise projenin dış kaynağa verilmesi, projenin denetlenmesi, testlerin yapılması ve dış kaynaktan teslim alma işleri yapılır.

Koşullar farklılık gösterse de kurumun iş modeli, kurumun kültürü ve dış kaynak kullanım biçimi proje ekibinin kurulması ve yönetilmesi açısından büyük önem taşır. Ayrıca proje yönetiminin özerkliği veya yetki seviyesi, organizasyon biçimi ve çalışanların özellikleri de etkili faktörlerdir.

Çalışanlarının Seçimi ve Ekip Organizasyonu

Başarılı bir ekip çalışması için her şeyden önce yetkin, verimli ve uyumlu bir ekip kurulmalıdır. Proje çalışanları dikkatle seçilmeli ve organize edilmelidir. Yukarıda açıklandığı gibi çalışanların seçimi her zaman proje yönetimi tarafından yapılamaz. Ancak seçimi yapanların dikkat etmesi gereken noktalar vardır.

Proje çalışanlarının daha önce birlikte çalışmış olmaları veya başka projelerde de çalışmış olmaları önemli avantajlardır. Ancak çalışanlar arasında daha önce olumsuz ilişkiler olması uyumlu çalışmayı zorlaştırabilir. Bu nedenle çalışanları seçerken sadece deneyim ve becerilerine değil, uyumu bozacak özelliklerinin olmamasına da dikkat edilmelidir.

Çalışanların önceden tanışmıyor olması ve farklı kültürlerden gelmesi sorun oluşturabilir. Ancak farklı deneyim ve beceri setlerinin bir araya gelmesi önemli bir avantajdır. Özellikle kısmi dış kaynak kullanılan projelerde proje ekibinin beceri ve deneyim havuzu genişler ama uyum sorunları yaşnması olasılığı da artar.

Çalışanların proje konusuna ilişkin deneyim ve beceri eksikleri önemli sorunlar yaratabilir. Proje yönetimi çalışanların eksik bilgi ve becerilerini belirlemeli, eğitim ve rehberlikle bu eksikleri gidermelidir. Görevler çalışanların beceri ve deneyimleri dikkate alınarak dağıtılmalıdır. Ancak çalışanların görevler için işbirliği yapması ve yardımlaşması da teşvik edilmelidir.

Seçim yapılırken adayların göreve uygunluğu değerlendirilmeli ve gönüllülere öncelik verilmelidir. Projeye katılmak istemeyenlerin ekibe alınması ciddi sorunlara ol açabilir. Giderilebilir seviyede eksikleri olan adaylara şans verilmesi tercih edilebilir.

Projelerde mümkün olduğunca küçük proje ekipleri ve yatay bir organizasyon yapısı tercih edilmelidir. Görevler için ayrıcalıklı pozisyonlar oluşturmak yerine geçici yetkilendirmeler yapmak daha doğru olur. Bütün çalışanların proje yöneticisine bağlı çalışması ekip içindeki çelişki ve çatışma olasılığını azaltır. Ancak bu olasılık tamamen ortadan kalkmaz.

Çalışanlar seçilirken kısa anketlerle bilgi toplamak, çalışanların özgeçmişlerini incelemek, görüşmeler yapmak ve ilgili kişilerin de katılımıyla karar vermek yararlı olur. Proje süreci boyunca çalışanların gelişimi izlenmeli ve görev atamalarında başarı dikkate alınmalıdır. Diğer taraftan çalışanlara ilişkin elde edilen bilgilerin gizliliği korunmalıdır.

Proje görevleri karmaşık, proje süresi uzun ve proje ekibi büyükse ekip içinde farklı takımlar kurulabilir. Takımlar görev gruplarına göre yetkin çalışanlardan oluşturulmalıdır. Takımların yönetimi için takım liderleri atanmalıdır. Takımların yönetim, çalışma ve iletişim kuralları net olarak belirlenmelidir.

Takımlar kurmak doğal olarak proje ekibi içinde farklılıklar yaratır. Bu durum takımlar arasında rekabet ve çatışma olasılığını yükseltir. Rekabet doğru biçimde yönetilirse verim ve kalite artışına yol açar. Ancak olumsuz rekabet önce çatışmalara, sonra da verim ve kalite kaybına yol açar.

Kurumların iş süreçleri, yönetim ve güvenlik politikaları vardır. Proje çalışanlarının bu kurallara uyması gerekir. Proje çalışanları bu kurallardan ayrı olarak projenin çalışma ve güvenlik politikalarına da uymalıdır. Bunu güvence altına almak için kurum içinden ve dışından gelen bütün proje çalışmaları ile sözleşmeler yapılabilir veya uyulması gereken kuralları içeren güvenceler alınması gerekir.

Gerekli hallerde ekibin uyumunu bozan, beklenen performansı göstermeyen veya çatışmaya giren çalışanlar proje ekibinden çıkarılmalı ve yerlerine daha uygun çalışanlar alınmalıdır. Çünkü ekip içindeki sorunlar sadece sorun yaratanları değil bütün proje çalışanlarını olumsuz etkiler.

Proje Ekibinin Yönetimi

Kuşkusuz projenin ve ekibin yönetilmesi gerekir. Proje yönetimi kendine özgü bir bilgi alanıdır. Planlamadan projenin teslimine kadar her aşamada yapılması gereken çok sayıda yönetim görevi vardır. Planlama, izleme, kontrol, bütçe yönetimi, risk yönetimi, koordinasyon, dokümantasyon, raporlama gibi işler proje yönetim sorumluluklarıdır.

Proje ekibinin yönetilmesi ise bundan farklı bir başlık oluşturur. Ekibin yönetimi bir taraftan insan kaynakları yönetimi; diğer taraftan liderlik, özendirme, görevlendirme, eğitim, iş güvenliği gibi sorumlulukları kapsar.

Yukarıda açıklandığı gibi, özerk ekipler dışında, proje yöneticisi çalışanın asıl amiri değildir. Proje yöneticisi proje görevlerini yürütmek üzere yetkilendirilir. Özellikle özerk olmayan ekiplerde proje yöneticisinin çalışan üzerindeki otoritesi sınırlıdır. Geniş yetkileri olsa da, proje yöneticisinin liderlik, ikna, iletişim gibi özel becerilerini kullanıp ekibiyle gönül bağı kurması ve otoritesini güçlendirmesi gerekir.

Kurumlar proje yöneticisinin otoritesini güçlendirmek üzere farklı çözümler geliştirmektedir. Proje yöneticisinin önerisiyle çalışanlara performans puanı, terfi puanı, proje ek ücreti gibi ödüller vermek sıklıkla uygulanan yöntemlerdir. En azından kurum yönetiminin proje yöneticisine desteğini açıkça göstermesi yararlı olur.

Görevler dağıtılırken çalışanların özellikleri dikkate alınmalıdır. Proje planında yer verilen görevler amaçları korunarak, çalışanların beceri ve deneyimlerine göre yeniden düzenlenebilir. İngilizce baş harflerinden türetilen SMART yöntemi görevlerin belirlenmesinde kullanılabilir. Görevlerin ayrı (Spesific), ölçülebilir (Measurable), kabul edilir (Agreeable), gerçekçi (Realistic) ve zaman sınırlı (Time-bound) olması gerekir.

Proje çalışanlarının bazıları tam zamanlı olarak projede görev alırlar. Bazıları ise zamanlarının bir kısmını proje görevleri için kullanırlar. Proje yönetimi bütün çalışanların proje görevlerini aksatmadan yapması için çaba sarfetmek zorundadır. Çalışanların işe devamı, görevlerin zamanında başlaması ve zamanında bitmesi sürekli olarak izlenmeli ve kaydedilmelidir. Tespit edilen aksaklıklar ve başarılar çalışanlarla paylaşılmalıdır.

Özerk proje ekiplerinde çalışanların ücret, izin, terfi gibi özlük durumları proje yönetiminin sorumluluğundadır. Geçici görev alan kurum çalışanlarının özlük durumları ise asıl yöneticilerinin sorumluluğundadır. Proje yönetimi, her iki durumda da proje çalışmalarını etkilemesi mümkün olan özlük durumlarını izlemelidir.

Aldığı ücreti ve diğer kazançları yeterli bulmayan, beklediği terfiyi almayan, yeterli izin kullanmayan çalışanların projedeki verimleri azalabilir. Mutlu olmayan çalışanlar görevlerini aksatma, diğer çalışanlarla çatışma, hatta projeyi sabote etme gibi davranışlar gösterebilirler. Personelin durumundaki değişiklikler zamanında görülmeli ve oluşabilecek risklere karşı önlem alınmalıdır.

İş güvenliği çalışanların en önemli beklentilerinden biri ve kurumun da en önemli sorumluluklarından biridir. Proje yönetimi görevlerin güvenli bir biçimde yapılabilmesi için gerekli önlemleri almalıdır. İş güvenliği yasal gereklilik olduğu kadar projenin aksamadan yürütülmesi için de bir ön koşuldur.

Çalışanların uyması gereken kurallar yazılı iş güvenliği politikalarına dönüştürülmelidir. Çalışanlar iş güvenliği konusunda eğitilmelidir. Çalışanların bu politikaları okuyup anladığından emin olunmalıdır. Çalışma ortamı ve çalışanların iş yapma biçimi düzenli olarak denetlenmelidir.

Ekip yönetiminin en önemli görevlerinden biri de ekip uyumunu sağlamak ve birlikte çalışma isteğini artırmaktır.

Proje yönetimi bütün ekip için adil, eşitlikçi ve demokratik bir çalışma ortamı oluşturmalıdır. Bu ortam çalışanların sahip oldukları potansiyeli görevlerine yansıtmalarını sağlayacaktır. Haksızlığa uğramadan, özgür ve verimli çalıştığına inananların iş başarısı yükselir. Adil bir ortam ekip uyumuna büyük katkı sağlar.

Proje ekibi görev ve başarı odaklı olmaya yönlendirilmelidir. Ekip projenin önemine, birlikte çalışmanın ve yardımlaşmanın önemine, projenin başarısına inanmalıdır. Kurum yönetimi projenin önemini ve bu nedenle proje ekibine verilen değeri proje ekibine anlatmalıdır. Proje yöneticisi kurum yönetiminden aldığı olumlu geribildirimleri proje ekibine aktarmalı ve çalışanların değerlendirmelerini almalıdır.

Proje yönetimi belgeleme, izleme, raporlama, iletişim ve koordinasyon kurallarını özenle uygulamalıdır. Projenin başarısı açısından bu görevlerin önemi anlatılarak Proje ekibinin katkıda bulunması sağlanmalıdır. Çalışanların sadece kendilerine atanmış görevler hakkında bilgilendirilmesi yeterli değildir. Projenin bütünü ve ilişkili diğer çalışmalar hakkında da proje ekibi ile bilgi paylaşılmalıdır.

Hemen her konuda çalışanların görüşünü almak ve çalışanlarla açık iletişim kurmak proje sürecine çok yönlü faydalar sağlar. Doğru çalışanları seçmek, çalışanları teşvik etmek, sorunları tespit etmek, kaliteyi yükseltmek, güven bağları geliştirmek gibi pek çok konuda çalışanlardan alınacak geribildirimlerden yararlanılmalıdır. Buna karşılık proje sürecinin ilerleyişi ve yönetimi konusunda çalışanlara bilgi verilmelidir.

Çalışanlar arasında sadece iş ilişkisi değil, arkadaşlık ve dostluk ilişkileri de kurulması yararlı olur. Arkadaşlık ilişkileri çalışanlar arasında güven ve saygı bağlarını güçlendirir, işbirliği yapma şansını artırır. Olumsuz rekabet ve çatışma şansını azaltır. Arkadaşlık bağları geliştirmenin bir yolu çalışma sırasında kişisel etkileşimler için de fırsat yaratmaktır.

Proje yönetimi çalışanların mahrem olmayan kişisel sorunlarına da ilgi göstermeli ve çalışanların güvenini kazanmalıdır. İstediklerinde çalışanlara yardımcı olmak güven geliştirmeye yardımcı olur.

Çalışma ortamının fiziksel koşulları ile yemek ve ulaşım gibi hizmetler çalışanların mutluluğu açısından önemlidir. Proje çalışmalarının yürütüldüğü ortamda yeterli donanımın, gerekli malzemelerin ve çalışma konforunun olması sağlanmalıdır. Gün içinde yaşanacak yorgunluk ve stresin azaltılması için kısa dinlenme araları verilmelidir.

Zaman zaman proje ekibinin katılacağı sosyal etkinlikler düzenlenebilir. Birlikte yemek, eğlence, gezi, spror gibi etkinlikler hem proje ekibinin kaynaşması açısından yararlı olur. Çalışanların görevlerine ilişkin yetkinliklerini artıran takım oyunları çok yönlü faydalar sağlayabilir. Mümkünse yapılan işlerin eğlenceli yönleri ön plana çıkarılmalı çalışanların rahatlaması ve olumlu ilişkiler kurması için fırsat oluşturulmalıdır.

Proje bitiminde proje başarısını kutlamak, bütün çalışanlara teşekkür etmek ve başarılı çalışanları ödüllendirilmek gerekir. Bunun için bir kutlama yemeği veya eğlence etkinliği düzenlenebilir. Henüz proje başındayken, proje bitiminde böyle bir etkinlik yapılacağını duyurmak süreç boyunca çalışanları teşvik etmek açısından da yararlı olur.

Proje başladıktan sonra çalışanların ayrılması veya sürekli eksik kadro ile çalışmak proje başarısını olumsuz etkileyebilir. Ancak, proje ekibinin uyumsuz, yetersiz ve huzursuz olması daha kötü etkiler yapabilir. Gerektiğinde ekip uyumunu bozan ve verimsizliğe yol açan çalışanların ekipten uzaklaştırılması ve yerine başkalarının alınması en doğru seçenektir.

Doğal olarak yeni gelecek çalışanın eskisinin yerini tam olarak doldurması zaman alır. Proje dokümanları, eğitim, destek ve fazla çalışmalar yoluyla bu sorunlar aşılabilir.

Genel bir özet yapmak gerekirse proje ekibi kurmak ve yönetmek özellikleri olan zor bir sorumluluktur. Kurumun proje yapma biçimi, proje organizasyonu, projenin özellikleri, proje yönetiminin becerileri, çalışanların özellikleri gibi pek çok faktör dikkate alınmalıdır. Proje yöneticileri ekip kurma ve yönetme becerisinin kendiliğinden gelişen bir beceri olmadığının farkında olmalıdır. Projelerde çalışan kişiler de ekip olmanın ve birlikte başarı için çalışmanın değerini kavramalıdır.



 
Telefon: +90 (544) 421 49 89
E-mail: dakkurt@yahoo.com
© 2014 Dursun Akkurt, Tasarım: Dursun Akkurt - http://www.ak-kurt.com
© Telif Hakkı ve Yasal Kullanım Koşulları