PERFODA
Proje Yönetimi



 

Proje Dokümanları

Dursun Akkurt, Ekim 2014

Özet:

Projelerde çalışanların bilgi eksikliği önemli bir sorun olarak ortaya çıkar. İletişim ve bilgi paylaşımı büyük önem kazanır. Bilgi paylaşımının en geçerli yollarından biri dokümanlardır. Projelerde dokümanlar yoluyla bilgi paylaşmanın pek çok avantajı vardır.

Bunun için yetkin kişilerin doğru zamanda, doğru içerikte, doğru biçimde dokümanlar hazırlayıp doğru kişilerle paylaşması sağlanmalıdır. Doğru ve kaiteli dokümlara, doğru zamanda, doğru kişilerin erişmesi sağlanmalıdır.

Bu çalışmada, projelerde sıklıkla kullanılan dokümanlara değinilmiştir. Proje sürecinde üretilen ve kullanılan yirmiden fazla doküman kısaca açıklanmıştır.

Projelerde zaman sınırlıdır, iş tek seferlik yapılır, ekip kısmen veya tamamen geçici elemanlardan oluşur, proje tarafları arasında karşılıklı yükümlülükler vardır. Bu nedenle iş tekrarından ve alışkanlıklardan kaynaklanan yetkinliklerden ve zamanla gelişen ekip uyumundan yararlanmak zorlaşır. Bilgi eksikliği önemli bir sorun olarak ortaya çıkar. İletişim ve bilgi paylaşımı büyük önem kazanır.

Bilgi paylaşımının en geçerli yollarından biri dokümanlardır. Projelerde dokümanlar yoluyla bilgi paylaşmanın pek çok avantajı vardır. Dokümanlar üzerinde bilgi kalıcı hale gelir ve tarafların aynı bilgi üzerinde fikir birliğine varması kolaylaşır. İlişkili dokümanlar arasında ve görevlerle dokümanlar arasında kolayca bağ kurulabilir.

Avantajlarına karşılık projelerde doküman paylaşmanın bazı dezavantajları da vardır. Eksik ya da yanlış dokümanlar zaman ve emek kaybına yol açabilir. Yetkisiz veya kötü niyetli kişilerin eline geçen dokümanlar ciddi güvenlik sorunlarına yol açabilir.

Proje yönetiminin önemli sorumluluk konularından biri doküman yönetimidir. Proje dokümanlarından en yüksek faydayı elde etmek için:

  • İçerik tam, doğru ve güncel olmalıdır,
  • Kolay okunabilir ve anlaşılır biçimlerde (format) olmalıdır,
  • Gerektiğinde kolay erişilmelidir,
  • Paylaşımı kontrollü, güvenli ve kayıt altında sağlanmalıdır,
  • Çalışanlar dokümanlara erişim ve kullanım konularında eğitilmelidir.

Doküman içerikleri ve biçimleri okuyucu özelliklerine göre düzenlenmelidir. Bunun için yetkin kişilerin doğru zamanda, doğru içerikte, doğru biçimde dokümanlar hazırlayıp doğru kişilerle paylaşması sağlanmalıdır.

İçeriğin doğru olması ve uygun biçimde (formatta) sunulması büyük önem taşır. Akış şemaları, yapı planları, krokiler, süreç diyagramları, özellik listeleri gibi okunup anlaşılması kolay doküman biçimleri tercih edilmelidir.

İş yönergelerinin maddelendirilmiş metinler halinde sunulması, gerekiyorsa işakış şemaları ile desteklenmesi okunup anlaşılmalarını kolaylaştırır. Raporların tablolar, veri grafikleri, resimler içermesi anlaşılmalarını kolaylaştırır. Zaman planlarında görev ve işlerin takvim üzerinde gösterilmesi, gerektiğinde dip not ve açıklamalarla desteklenmesi yararlı olur.

Proje çalışanları gerek duyduklarında dokümanlara erişebilmelidir. Dokümanlara erişim zaman alan, zor bir iş olmaktan çıkarılmalı; çalışanlar dokümanlardan yararlanmaya teşvik edilmelidir.

Proje dokümanlarının gizli bilgiler içerebileceği; farklı seviyedeki okuyanlar için anlaşılması güç ve yanıltıcı bilgiler içerebileceği dikkate alınarak dokümanlara erişim sınırlandırılmalıdır.

Özetle doğru ve kaiteli dokümlara, doğru zamanda, doğru kişilerin erişmesi sağlanmalıdır.

Proje yönetim araçları, süreç yönetim araçları, doküman yönetim araçları gibi bilişim sistemleri dokümanlardan yararlanmayı kolaylaştırır. Proje büyüklüğüne bağlı olarak bu sistemlere yatırım yapılabilir ya da kurumların proje ve doküman yönetimi olanaklarından yararlanılabilir.

Doküman Yaşam Döngüsü

Proje dokümanlarının büyük bölümü proje için özel olarak hazırlanır. Bazı dokümanlar ise kurum kaynaklarından ve önceki projelerden veya farklı kaynaklardan edinilebilir.

Kaynağı ve biçimi ne olursa olsun proje dokümanlarının yaşam döngüleri küçük farklılıklarla aşağıdaki srayı izler.

  • Hazırlama veya edinme,
  • Olgunlaştırma ve onaylama,
  • Yerleştirme,
  • Paylaşma,
  • Kullanma,
  • Arşivleme ve imha etme

Dokümanın özelliklerine, proje yönetim yaklaşımına ve yasal çerçeveye göre bu aşamalar değişiklik gösterir.

Proje fikrinin oluşması ile birlikte doküman hazırlama ve olgunlaştırma çalışmaları da başlar. Bazı dokümanlar proje süreci boyunca defalarca gözden geçirilir, güncellenir ve onaylanır. Edinilmiş dokümanlar kullanılsa bile bunların proje kullanımı için tekrar gözden geçirilmesi gerekebilir.

Dokümanın hazırlanması, güncellenmesi, onaylanması gibi işlemlerin tümü kayıt altında yürütülmelidir.

Proje dokümanları çalışanların erişimi için uygun biçimde yerleştirilmelidir. Sorumluluk ve yetki dağılımına göre erişime açılmalıdır. Çalışanlar işleri ile ilgili dokümandan haberdar edilmelidir.

Dokümanlardan okuma, inceleme, kayıt tutma, yetki ve onay alma, iş atama, mesaj iletme, bildirim oluşturma gibi pek çok biçimde yararlanılabilir. Kullanıcıların dokümanlara erişim ve kullanma yöntemleri konusunda bilgilendirilmesi çok önemlidir.

Yasal gereklerden veya kurumsal politiklardan dolayı proje dokümanlarının belirli sürelerle saklanması gerekir. Proje dokümanları kullanım dışı kaldığında ve proje bitiminde arşivlenmelidir. Teknik olarak, arşivlemek doküman yaşam döngüsünün sonudur. Ancak gerektiğinde arşivlenmiş dokümanlar yeni projelerde yaşam döngülerine yeniden başlayabilirler.

Bazen gizlilik veya yer açma gibi gerekçelerle dokümanların imha edilmesi gerekir.

Elektronik ortamlar ve sistemler doküman yaşam döngüsünü güvence altında yürütmeye yardımcı olurlar.

Sıklıkla Kullanılan Proje Dokümanları

Aşağıda projelerde sıklıkla kullanılan dokümanlara değinilmiştir. Burada sıralanan dokümanlardan bazıları tek başına birer doküman niteliği taşır. Bazıları ise ilişkili dokümanlardan oluşan doküman gruplarıdır (kompleks dokümanlar).

Öneri (Proposal)

Proje sürecinin ilk dokümanı fikrin özetle yazıldığı öneri dokümanıdır. Öneriler bütün kurum çalışanları, müşteriler ve çeşitli kaynaklardan gelebilir. Projeye dönüştürülme potansiyeli olan öneriler ilgili kurum çalışanları tarafından öneri dokümanına dönüştürülmelidir.

Öneri dokümanının belirli bir biçimi olmayabilir. Sadece proje amacını, uygulama yolunu ve muhtemel faydaları içermesi yeterlidir.

Önerilerin geliştirilmesi için sistemetik bir işlem yolu (prosedür) izlenmelidir. İşlem yolunun gereği olan çeşitli ara dokümanlar da üretilebilir. Öneri değerlendirme formları, öneri puanlama formları, ön fizibilite raporları gibi dokümanlar öneri dokümanının yanında ya da ekinde yer alabilir.

Öneri dokümanı içerdiği fikrin ticari veya stratejik önemine bağlı olarak sadece ilgili ve güvenilir kişilerle paylaşılmalıdır.

Proje Talebi (Request)

Gerekli değerlendirme yapıldıktan sonra öneriler proje talebine dönüştürülür. Proje talep dokümanları veya önerileri kurum süreçlerine göre hazırlanır. Talepler ilgili kurum organları tarafından sahiplenilir. Proje sahipleri çoğunlukla kurumdaki misyonlarına göre belirlenen yöneticiler ya da birimlerdir. Bazen stratejik ve finansal sorumluluğu olan kurum üst yöneticileri destekçi (sponsor) rolünü üstlenilirler.

Talep dokümanında projenin amacı, karşılanması istenen gereksinimler, fizibilite analizi veya beklenen fayda bilgilerine yer verilir. Varsa süre kısıtları, varsayımlar, diğer projelerle ve sistemlerle etkileşim noktaları da belirtilmelidir.

Yapılacak projenin özelliklerine ve proje yapma yöntemlerine bağlı olarak talep dokümanının içeriği değişebilir. Eğer proje bir dış kaynak tarafından yapılacaksa, talep dokümanında fizibilite analizine yer verilmeyebilir. Bunun yerine dış kaynaktan fiyat talep edilebilir. Duruma göre süre kısıtları ve etkileşim noktaları da talep dokümanında yer almayabilir. Bu bilgiler daha sonra atanacak proje yönetiminden istenebilir.

Talep dokümanları talep sahibi ve destekçisi (sponsor) tarafından onaylanmalıdır. Doküman, kurumun özelliklerine göre proje ofisleri, proje yapan birimler, doğrudan proje yönetimleri ve proje paydaşlarıyla ile paylaşılabilir.

Proje Başlatma (Project Charter) Dokümanı

Talep bir işlem yolundan (prosedür) geçirilerek proje yapma kararı verilir. Proje yönetimi atandıktan sonra yapması gereken ilk iş proje başlatma dokümanını hazırlamaktır. Başlatma dokümanı proje destekçisi veya kurum yönetimi tarafından onaylanmalıdır.

Proje başlatma dokümanında projenin kapsamı, gerekleri, hedefleri ve elde edilecek faydalar yer almalıdır. Proje planının ana hatları, kabaca proje organizasyonu ve projeye başlama aşamasının nasıl yürütüleceği de başlatma dokümanında yer almalıdır.

Başlatma dokümanının içeriği önemli ölçüde başlatma toplantısının gündemi ile örtüşür. Başlatma toplantısının sonuçlarına göre başlatma dokümanı gözden geçirilmeli, güncellenmeli ve yeniden onaylanmalıdır.

Başlatma dokümanı kurum yönetiminin projeye desteğini gösterir. Bu dokümanla proje paydaşları ile proje yönetimi arasında karşılıklı yükümlülükler, sorumluluk ve yetki paylaşımları güvence altına alınır.

Başlatma dokümanı proje paydaşları ile paylaşılır. Dokümanın ilgisiz ve yetkisiz kişilerin eline geçmemesine özen gösterilmelidir.

Güvenlik Politikaları

Varsa kurumun projede yararlı olacak güvenlik politika dokümanları kullanılmalıdır. Kurum politikalarının eksik kaldığı noktalarda proje yönetimi eklemeler yaparak proje politikalarını oluşturabilir. Proje güvenlik politikalarının yasalara ve kurumun güvenlik politikalarına uygun olması ve kurum yönetimi tarafından onaylanması gerekir.

Bilgi güvenliği, fiziksel güvenlik, iş güvenliği, ticari risklere karşı güvenlik gibi farklı açılardan projenin güvenliği sağlanmalıdır. Hazırlanacak ve ilgililerle paylaşılacak güvenlik politikaları güvenlik risklerinin yönetilmesine yardımcı olur.

Güvenlik politikalarında risklerin öngörülmesi, risklere ilişkin önlemler, gerçekleşen riklere karşı uygulanacak eylem planları ve risklere ilişkin tolerans değerleri yer almalıdır. Proje varlıklarının kazalara ve kayıplara karşı sigortalanması da güvenlik politikalarında yer almalıdır.

Projede dış kaynak kullanılması halinde bu kaynakların uyması gereken gizlilik ve güvenlik koşulları sözleşmelerle güvence altına alınmalıdır. Aynı şekilde bütün proje çalışanlarının güvenlik politikalarını okuması, kabul etmesi ve uygulaması da sağlanmalıdır.

Proje sürecinde zaman zaman güvenlik kontrolleri yapılmalıdır. Bu kontrollerde işaretleme listeleri (check list) kullanılabilir. Güvenlik politikaları, uygun ölçüde, çalışanlarla ve proje paydaşları ile paylaşılabilir. Ancak uygulanan güvenlik yöntemlerinin gizliliği zedelenmemelidir.

Proje Planı (Project Plan)

Proje sürecinin belkide en önemli dokümanı proje planıdır. Plan, proje yönetimi ve konu uzmanlarının çalışmaları ile hazırlanır.

Planda projenin başlama ve bitişi arasında yapılması gereken işler, proje organizasyonu, proje riskleri, proje bütçesi, kullanılacak donanım ve malzeme listeleri yer almalıdır. Bu kapsam epeyce geniş olduğu için proje planı ayrı bölümler veya ayrı dokümanlar şeklinde hazırlanmalıdır. Başlıklar ayrı ayrı ya da ilişkilerine göre gruplanarak anlaşılması ve üzerinde çalışılması kolay hale getirilmelidir.

Proje planı hazırlanırken önceki projelerin dokümanlarından, konu uzmanlarından ve kurumsal kaynaklardan yararlanılabilir.

Farklı dokümanlar halinde hazırlanırsa proje planının ilgililerle paylaşılması kolaylaşır. Proje ekibinin ve proje paydaşlarının kendi yetki ve ilgilerine göre proje planının farklı bölümlerine erişimi sağlanabilir. Ancak proje planı ilgisiz ve yetkisiz kişilerden özenle korunmalıdır.

Proje Zaman Planı (Project Schedule)

Zaman planı proje planının önemli bir bölümüdür. Zaman planı projede yapılacak iş konusunda ve planlama konusunda deneyimli kişiler tarafından yapılmalıdır. Proje yönetimi ve konu uzmanları zaman planını hazırlayabilirler.

Proje zaman planının temelini görev zaman kırılımı (Work Breakdown Structure – WBS) oluşturur. Yapılacak işler, çalışanlara atanabilir görevler biçiminde bölünerek görev listesi oluşturulur. Görevleri kimin yapacağı, ne zaman yapacağı ve görevlerin ne kadar süre alacağı WBS üzerinde belirtilir.

WBS üzerinde görevlerin sıralı olması gerekmez. Ancak proje zaman planında görevlerin sıralı olması gerekir. Ardışık (seri) ya da eş zamanlı (paralel) görevler, görevlerin başlama ve bitiş zamanları, görevler çalışmalarının alacağı süreler ve beklemeler zaman planı üzerinde gösterilir. Böylece görevlerin çakışması önlenir ve ilişkili görevlerin koordinasyon içinde yapılması sağlanır.

Proje zaman planında ara hedeflerin gerçekleşme zamanları ve kritik geçiş noktaları (milestone) yer almalıdır. Eğer proje fazlar halinde yapılacaksa her faz için ayrı zaman planları yapılmalı, faz geçişleri ve ilişkileri açıkça belirtilmelidir. Eğer birbiri ile ilişkili paralel projeler yapılacaksa projeler arasındaki etkileşim noktaları belirtilmelidir.

Proje zaman planı tablolar ve grafikler halinde gösterilebilir. En sık kullanılan proje zaman planı gösterimlerinden biri Gantt Chart gösterimidir. Görev listeleri, akış diyagramları gibi başka gösterim yöntemleri de kullanılabilir.

Proje yönetiminin proje zaman planını bir bütün olarak görmesi gerekir. Ancak farklı takımlar ve amaçlar için okunup anlaşılması kolay farklı sürümler de hazırlanabilir.

Proje çalışanları kendi görevleri ile ilgili olan proje zaman planı bölümlerine erişmelidir.

Donanım ve Malzeme Listesi

Proje yönetimi ve proje takımları kullanılacak iş makineleri, el aletleri, bina ve yapılar, ham maddeler, personelin yaşam ihtiyaçları ve diğer malzemeleri belirlemesi gerekir. Proje yönetimi farklı listeleri bir araya getirerek sadeleştirilmeli, fazlalıkları ve eksikleri giderilmelidir.

Donanım ve malzemenin nereden ve nasıl sağlanacağı, hangi görevlerde, ne zaman ve nasıl kullanılacağı listede belirtilmelidir. Kullanılacak donanım ve malzemenin birim veya toplam maliyetleri listelenmelidir. Bu bilgiler malzeme edinmekte, projenin parasal getirisini (Return on Investment - ROI) hesaplamakta ve bütçe yönetimi yapmakta yararlı olacaktır.

Proje bitiminde veya kullanım ihtiyacı karşılandığında donanım ve artan malzemenin asıl sahiplerine iade edilmesi gerekir. Bunun için donanım ve malzeme listelerinde sözleşme koşularından kaynaklanan yükümlülük koşullarına da yer verilmelidir.

Donanım ve malzeme listelerine erişim görev dağılımı ve bilgi güvenliği koşullarına göre sağlanmalıdır.

Proje Kadrosu ve Organizasyon Şeması (Staff and Organization Chart)

Proje yönetimi projede ihtiyaç duyulan personel kadrosu ve organizasyon şemasını hazırlamalıdır. Kadro ve organizasyon şeması projedeki insan kaynağı durumunu izlemek açısından önemlidir.

Kadroda planlanan işlerin yapılabilmesi için yeterli sayıda ve özellikte personel bulundurulması gerekir. Kadro dokümanında personelin bulundurması gereken özellikler, alması gereken eğitimler, görevlere göre ünvanlar ve sayı bilgilerine yer verilmelidir.

Personelin birim ve toplam maliyetleri de dokümante edilmelidir. Gizlilik ve paylaşım ihtiyaçlarına göre kadro ve çalışan listelerinin farklı sürümleri hazırlanabilir.

Organizasyon şeması muhtemel yetki ve sorumluluk çatışmalarını önlemeye yardımcı olur. Şemada yönetim yapısı, yetki ve sorumluluk ilişkileri gösterilmelidir.

Organizasyon şeması iletişim planı ve protokolü için de zemin oluşturur.

Kadro ve organizasyon dokümanları sorumluluk ve yetki koşullarına göre paylaşılmalıdır. İlgisiz ve yetkisiz kişilerden özenle korunmalıdır.

İletişim Planı

Proje çalışmalarında iletişim kazalarından ve çatışmalarından kaçınmak için bir iletişim düzeni kurulmalıdır. Proje yönetimi organizasyon şemasını ve yapılacak görevlerin özelliklerini dikkate alarak bir iletişim planı hazırlamalıdır. Varsa kurumun iletişim planı da kullanılabilir.

İletişim kurallar belirlenirken yetki ve sorumluluk hiyerarşisi ve işin özellikleri dikkate alınmalıdır. Fiziksel çevre ve donanım olanaklarına göre telefon, eposta, resmi yazı, telsiz, doküman paylaşımı, toplantılar gibi iletişim ortamları kullanılabilir. Bu ortamların güvenlik politikalarına uygun olmasına özen gösterilmelidir.

İletişim planında proje dokümanların neler olduğu, bunların nasıl üretileceği, nasıl onaylanacağı ve kullanılacağına yer verilmelidir. Çalışanlar genel olarak iletişim planı ve özel olarak da proje dokümanlarının kullanımı hakkında eğitilmelidir. Proje zaman planına bağlı olarak yapılması gereken toplantılar, üretilmesi gereken süreli rapor, mesaj ve diğer dokümanlar iletişim planında belirtilmelidir.

İletişim planı bütün proje çalışanları ve proje paydaşları ile paylaşılabilir. Ancak güvenlik sağlayan iletişim protokolleri, adresler, parolalar, iletişim tarifeleri gizli tutulmalıdır.

Toplantı Dokümanları

Benimsenen proje yönetim disiplininin gerektirdiği düzende proje toplantıları yapılmalıdır. Toplantının amacına ulaşması için yardımcı olacak toplantı dokümanları hazırlanmalıdır.

Projelerde başlatma, durum değerlendirme, kriz yönetimi, bilgi paylaşımı gibi amaçlarla toplantılar yapılabilir. Proje toplantılarının konuları, katılanları, hedefleri ve yapılma düzenleri rutin toplantılardan farklıdır. Projelerin zaman ve kaynak kısıtları toplantıların önemini artırır. Buna bağlı olarak toplantı dokümanları da önem kazanır.

Toplantıdan önce gündem ve bilgi notlarının hazırlanması, toplantı sırasında not alınması ve toplantıdan sonra da toplantı tutanakları hazırlanması gerekir.

Toplantı gündemi yeterli bilgi paylaşımı yapmak ve etkili kararlar almak üzere yapılandırılmalıdır. Proje toplantılarında tanışma, açılış konuşması, görüşlerin tartışılması, karar önerileri, ve görev paylaşımı sırası izlenebilir. Yazılı gündem toplantı disiplininin sağlanması ve toplantı amaçlarına odaklanmak açısından güçlü bir detek oluşturur.

Toplantı süresince not tutulmalı katılımcılardan gelen görüş ve öneriler dikkatle kaydedilmelidir.

Toplantıdan sonra toplantı notları esas alınarak toplantı tutanağı hazırlanmalıdır. Tutanakta katılımcıların listesi verilmeli, öneri ve görüşler özetlenmeli ve alınan kararlar sıralanmalıdır. Kararlara bağlı olarak yapılması gereken işler, işi kimin hangi zamanda ve sürede yapacağı belirtilmelidir.

Toplantı gündemi ve tutanakların eksiksiz olarak dosyalanması ve saklanması gerekir. Toplantı tutanaklarının katılımcılar tarafından imzalanması veya elektronik olarak onaylanması çıkması muhtemel çatışmaları önleyecektir.

Toplantı tutanakları katılımcılarla ve yönetim kademeleri ile paylaşılabilir. Muhtemel güvenlik sorunlarından kaçınmak için toplantı dokümanlarına gereken özen gösterilmelidir.

İş Sözleşmeleri (Statement of Work – SOW)

Yapılan işin özelliklerine bağlı olarak farklı taraflarla iş sözleşmeleri yapabilir. Çalışanlarla ve projede görev alacak dış kaynaklarla iş sözleşmeleri yapılmalıdır.

İş sözleşmeleri projeye insan, malzeme, ortam, para gibi kaynaklar sağlamak üzere yapılır. Yapılması gereken işlerle ilgili izinler de sözleşme yapmayı gerektirebilir. Sözleşmeler ilişkileri, kaynakları ve işleri güvence altına almayı sağlar.

İş sözleşmelerinde yapılacak işin özellikleri, sözleşme taraflarının yükümlülükleri, zaman ve kaynak kısıtları, alınacak hizmet veya ürünün özellikleri, uyulması gereken güvenlik politikaları, ödemeler, yasal çerçeve gibi ayrıntılara yer verilmelidir. Ayrıca sözleşmenin sonlandırılma (fesih) ve uzatma koşulları da açıklanmalıdır.

Yasal ve hukusal önemleri olduğu için, sözleşmeler imzalanarak başlatılmalı ve yine imzalanarak sonlandırılmalıdır. Sözleşmeler yönetim ve denetim organları dışında kimse ile paylaşılmamalıdır. Sözleşme taraflarının karşılıklı olarak gizlilik kurallarına uyması sağlanmalıdır.

Bütçe Planı (Budget Plan)

Kurum finasman yetkilileri, proje destekçileri ve proje yönetimi birlikte çalışarak proje bütçesini hazırlamalıdır. Proje bütçesi tamamlandığında talep sahibi, proje destekçisi ve kurum yönetiminin onayı alınmalıdır.

Projede kullanılacak para kaynağının alınma ve harcanma düzeni dikkatle planlanmalıdır. Paranın hangi kaynaklardan, hangi tarihlerde ve hangi miktarlarda sağlanacağı kuşkuya yer vermeyecek biçimde kaydedilmelidir. Aynı şekilde insan kaynağı ödemeleri, donanım ve malzeme ödemeleri, vergiler ve harçlar, sözleşmeye bağlı ödemeler gibi harcama kalemleri de açıkça kaydedilmelidir.

Bütçe planında muhtemel riskleri karşılamak üzere bir miktar fazla para ayırmaya özen gösterilmelidir.

Karmaşık ve uzun süreli projelerde, bütçe planı geçerli muhasebe ve finasman tekniklerine dayandırılarak hazırlanmalıdır. Kısa süreli ve kaynakları kurum tarafından yönetilen projelerde ise bütçe planı basit gelir gider listeleri şeklinde hazırlanabilir. Proje yönetimi parasal sorumluluk üstlenmese bile para akışını izlemelidir. Para akışının aksaması projenin başarısızlığına yol açabilir.

Bütçe planı yönetim, denetim ve finansman sorumluluğu olmayanlarla paylaşılmamalıdır.

Analiz (Analysis) veya Etüd Dokümanları

Analiz çalışmalarını analiz yapma konusunda uzmanlaşmış analistler veya konu uzmanları yapmalıdır. Proje çalışanlarının ve proje paydaşlarının kolayca yararlanabileceği analiz dokümanları hazırlanmalıdır.

Bilişim projelerinde “analiz”, inşaat projelerinde “etüd” ve başka alanlarda da farklı terimlerle ifade edilse de yapılan iş aynıdır. Analiz ya da etüd çalışmalarının amacı, proje talebinin ve projeden elde edilecek sonuçların tam olarak anlaşılmasıdır. Analiz dokümanı proje paydaşlarının ve ekibinin proje kapsamı hakkında fikir birliğine varmasını sağlar.

Analiz dokümanlarında mevcut duruma ilişkin tespitler, projeden elde edilecek sonuçlar, etkileşimler ve riskler yer alır. Gereksinim listeleri, tanımlar, özellik listeleri, işakışları, görseller, örnekler, veri grafikleri gibi unsurlara yer verilir. Proje tarafları ile, konu uzmanları ile, proje teknik kadrosu ile yapılacak görüşmelerden; doğrudan yapılacak ölçüm ve gözlemlerden; geçmiş proje ve araştırmalardan elde edilen bilgiler analiz için kaynak oluşturur.

Analiz veya etüd dokümanları proje paydaşlarının onayı ile kesinleştirilir. Onaylar eksiklerin ve yanlış anlamaların giderilmesi açısından önemlidir. Bu dokümanlar dış kaynak kullanılan projelerde iş sözleşmesinin önemli bir parçasıdır.

Analiz dokümanları proje tarafları, proje ekibi ve yönetim kademeleri ile paylaşılabilir. Güvenlik politikalarına göre analiz dokümanının tümünü veya bölümlerini ayrı ayrı paylaşmak gerekebilir.

Tasarım (Design) Dokümanı

Projeden elde edilecek ürünlerin nasıl olacağı, hangi özellik ve fonksiyonlara sahip olacağı önceden tasarlanmalıdır. Tasarım konu uzmanları, analistler, ve mühendisler tarafından yapılabilir. Duruma göre tasarım çalışması analiz dokümanı içinde de yer alabilir.

Üretime başlamadan, elde edilecek ürünün görünüm, özellikler ve fonksiyonları hakkında bilgi edinmek projenin başarısı açısından çok önemlidir. Tasarımlar üzerinde gerekli görülen değişiklikler yapılarak projeden elde edilecek ürünün sorunsuz olması sağlanabilir.

İnşaat ve mimari planlar, sanatsal eskizler birer tasarım dokümanıdır. Yazılım tasarımlarında kullanıcı arayüzleri, özellik listeleri, fonksiyon tanımları yer alır. İşakışları ve süreç diyagramları da birer tasarım dokümanı olarak değerlendirilebilir.

Tasarım dokümanı proje paydaşları ve proje yönetimi tarafından onaylanmalıdır. Tasarım kesinleştikten sonra proje ekibi ne iş yapacağı ve proje paydaşları ise hangi sonucu alacakları konusunda anlaşmış olurlar. Eğer iş dış kaynaklar tarafından yapılacaksa, tasarım dokümanı iş sözleşmelerinin önemli bir parçası olur.

Tasarımın yapılacak görevlere göre bölümlenerek ilgili çalışanlarla paylaşılması gerekir. Ancak ilgisiz veya kötü niyetlilere karşı dikkatle korunması gerekir.

Proje İlerleme ve Durum Raporları (Project Progress Reports)

Proje çalışmaları devam ederken proje yönetimi ve takım liderleri düzenli olarak ilerleme ve durum raporları hazırlamalıdır. İlerleme ve durum raporlarında durum tespitlerine, risklere, risklere karşı önlemlere ve kısa dönem öngörülerine yer verilmelidir. Böylece görevlerin zamanında başlanması, risklerin dikkate alınması, çalışanlar ve proje tarafları arasında koordinasyon sağlanması mümkün olur. raporlarla proje tarafları, proje çalışanları ve kurum yönetimi periyodik olarak yapılan ve yapılacak çalışmalardan haberdar edilir.

İlerleme ve durum raporları proje yönetim toplantılarında gözden geçirilerek eylem planları yapılabilir. Böylece gerçekleşen veya muhtemel risklere karşı proje taraflarının desteği alınabilir.

İlerleme ve durum raporları proje yönetimi, proje tarafları ve kurum yönetimi ile paylaşılmalıdır.

Zaman Çizelgeleri veya Puantaj (Time Charts)

Zaman çizelgeleri günlük olarak çalışanlar tarafından veya takım liderleri tarafından takımlar için hazırlanabilir. İnşaat ve üretim sektörlerinde “puantaj”, bilişim sektöründe ise “zaman çizelgesi” ve bazı sektörlerde de çalışma raporu terimleri tercih edilmektedir.

Proje görevleri için yapılan çalışmalar, çalışma süreleri ve görevlerin tamamlanma miktarları zaman çizelgeleri üzerinde belirtilir. Yapılan işin özelliğine göre görevlerde kullanılan süreler saat, gün veya hafta bazında belirtilebilir.

Zaman çizelgeleri proje yönetimi ve takım liderleri tarafından sürekli olarak izlenmelidir. Görevlerin tamamlanma miktarları proje zaman planı ile karşılaştırılarak gecikmeler ve gerçekleşme hızları tespit edilmelidir.

Zaman çizelgeleri çalışan, takım veya proje ekibinin tümü için birleştirilerek değerlendirilebilir. Ayrıca görevler, fazlar veya proje adım geçişlerine (milestones) göre de özet çizelgeler yapılabilir.

Zaman çizelgeleri insan kaynağı için kaynak kullanım raporu niteliğindedir. Performans ölçümleri için yardımcı kaynak olarak da değerlendirilebilirler. Ancak zaman çizelgelerini tek başına performans ölçüsü olarak kullanmak yanılgılara yol açabilir.

Zaman çizelgeleri, özel durumlar dışında, sadece proje ve kurum yönetimi ile paylaşılabilir.

Kaynak Kullanım Raporları (Resource Reports)

Proje takımları veya proje yönetimi görevlerde ihtiyaç duyulan ve kullanılan donanım ve malzemenin kullanım durumlarını düzenli olarak izlemelidir. Kaynak kullanım raporları izleme ve kontrol çalışmalarının önemli bir parçasıdır.

Hangi görevde, hangi malzeme veya donanımın ne miktarda kullanıldığı kaynak kullanım raporları ile tespit edilir. Donanım ve malzeme kullanım durumuna göre eksikleri gidermek, alımları planlamak, ekipler arasında donanım aktarımlarını yapmak mümkün olur.

Kaynak kullanım raporları donanım ve malzeme listelerinin güncellenmesi ve bütçe düzenlemeleri için de kullanılır.

Kaynak kullanım raporlarının proje ve kurum yönetimi dışında kimseyle paylaşılması gerekmez.

Değişiklik Talep (Change Request) Dokümanları

Proje başladıktan sonra talep sahibi veya proje tarafları projenin gidişine veya sektördeki gelişmelere bağlı olarak üründe değişiklik yapılmasını isteyebilirler. Bu değişikliklerin amacı, kapsamı ve özellikleri değişiklik talep dokümanları ile bildirilir.

Değişiklik talebinin amacı, kapsamı, mevcut durum ve değişmesi istenen özellikler, değişikliğin yol açabileceği riskler talep dokümanında belirtilmelidir. Değişiklik talepleri projeden elde edilecek ürünlerin değişmesi yoluyla proje maliyetinin değişmesine yol açabilir. Duruma göre değişiklik taleplerine bağlı olarak analiz ve tasarım dokümanlarında ve proje planında da değişiklikler yapılması gerekir.

Değişiklik taleplerinin olay veya sorunlardan ayrı olarak ele alınması büyük önem taşır. Çünkü olay ve sorunlar mutlaka giderilmesi gereken aksaklıkları kapsar. Oysa değişiklik talepleri projeden beklenen sonuçların planlı olarak değiştirilmesini gerektirir.

Proje sürecinde ortaya çıkan bütün değişiklik taleplerinin bir kayıt dizisi halinde izlenmesi yararlı olur. Böylece benzer ve çelişen taleplerin yakalanması ve değişiklik tarihçesinin izlenmesi mümkün olur.

Değişiklik talepleri ilgili proje çalışanları ve ilgili proje tarafları ile paylaşılabilir.

Olay, Sorun ve Test Bulgusu Bildirimleri (Event and Problem Records)

Proje sürecinde beklenmeyen veya istenmeyen durumlarla karşılaşılabilir. Testlerde tasarıma ve amaca uygun olmayan sonuçlar alınabilir. Bu durumlar çözüm odaklarına bildirilmeli ve giderim çalışmaları yapılmalıdır.

İlk defa karşılaşılan ve henüz çözümü bilinmeyen durumlar sorun olarak ele alınır. Tekrar eden ve çözümü bilinen durumlar ise olay olarak ele alınır. Sorun durumunda uzmanların devreye girip sorunun nedenlerini ve çözümlerini belirlemesi ve çözüm girişimlerini başlatması gerekir. Olay durumlarında ise hazır çözüm yollarından biri hızla uygulanarak işe devam edilir.

Testlerde ortaya çıkan ve istenmeyen sonuçlar ise bulgu olarak değerlendirilir. Bulgular proje çalışmaları içinde giderilir ve tekrar test edilirler.

Bildirimlerde açılırken durum, zaman, kişi, belirtiler, etkiler gibi bilgilere yer verilmelidir. Bildirim değerlendirildikten sonra verilen cevap, uygulanan çözümler ve yapılan eylemler de bildirim kaydına eklenmelidir.

Kaynağı ve sınıfı ne olursa olsun bildirim kayıtlarının topluca birarada tutulmasında yarar vardır. Tekrar eden, benzer ve ilişkili kayıtlar kolayca bulunabilmelidir. Bildirimlerin mümkün olduğunca çabuk cevaplanması ve birikmemesi sağlanmalıdır. Bunun için bildirim kayıtlarının günlük veya dönemlik istatistikleri alınmalı ve bildirimler sürekli olarak izlenmelidir.

Olay, sorun ve test bulgusu bildirimleri ilgililerin erişimine açılmalı ama ilgisiz ve kötü niyetli kişilere karşı korunmalıdır.

Performans Raporları

Proje yönetimi düzenli olarak çalışanların performansını ve genel proje performansını izlemelidir. Proje yönetimi ve takım liderleri düzenli olarak ölçümler ve gözlemler yaparak sonuçları raporlara dönüştürmelidir. Yasal gereklilik durumunda bu çalışmalar bağımsız denetim organları ve kurumun denetim organları tarafından da yapılabilir.

Proje çalışmalarının farklı açılardan izlenmesi ve ortaya konan performansın tespit edilmesi gerekir. Proje seyrinin izlenmesi, muhtemel gecikmelerin ve istenmeyen hızlı ilerlemelerin önlenmesi gerekir.

Proje zaman planına uyum, personelin görev başarısı, proje hedeflerinin gerçekleşmesi, proje kaynaklarının kullanımı, kalite standartlarına uygunluk, bütçeye uygunluk, olay ve sorunların çözülmesi birer performans göstergesi olarak değerlendirilebilir. Performans raporları sadece yönetim kademeleri ile paylaşılmalıdır. Muhtemel yanlış anlamaları ve bilgi güvenliği sorunlarını önlemek için gizliliğe özen gösterilmelidir.

Kalite Kontrol Raporları

Proje ekibi ve kurum organlarının düzenli olarak kalite kontrol çalışmaları yapması gerekir. Projenin yasal çerçevesine bağlı olarak bağımsız kurumlar tarafından yapılması gereken kalite kontrolleri de olabilir.

Projelerde proje yönetim şeklinin, çalışma düzeninin, kullanılan donanım ve malzemenin, elde edilen ürünlerin kalite kontrolü yapılmalıdır. Kontrol sıklığı üretim hızı ve hata olasılığı dikkate alınarak belirlenmelidir. Kontrol kapsamı ise yapılan üretimin niteliğine ve benimsenen kalite standartlarına göre belirlenebilir.

Kalite kontrol sonuçlarının anlaşılabilir ve tekrarlanabilir olması önemlidir. Bu nedenle kontrollerde ve raporlarda objektif ölçümler ve gözlemlere yer verilmelidir.

Kalite kayıpları projenin başarısızlığına yol açabilecek kadar önemlidir. Proje yönetimi ödün vermeden kaliteyi korunmaya özen göstermelidir.

Projenin niteliğine bağlı olarak yapılan çalışmanın ve ürünlerin sadece kalite standartlarına değil, aynı zamanda yasal çerçevelere de uygun olması gerekir. Bunun için uyum kontrolleri de yapılmalı ve sonuçlar raporlanmalıdır.

Kalite kontrol dokümanları yönetim kademeleri, ilgili proje çalışanları ve proje paydaşları ile paylaşılabilir.

Test ve Ölçüm Senaryoları ve Sonuç Raporları

Proje ürünlerinin tasarıma ve beklentilere uygun olup olmadığı test edilmeli veya ölçülmelidir. Proje ekibi ve talep sahibi proje planında belirlenen düzende testler ve ölçümler yapmalıdır. Testlerin belirlenen test ve ölçümlerinsenaryolarına göre yapılması ve sonuçların raporlanması gerekir.

Güvenilir testlerin ve ölçümlerin yapılabilmesi için analiz ve tasarım dokümanlarından yararlanılabilir. Tasarımda belirtilen özellikler ve ölçüler esas alınarak test ve ölçüm senaryoları hazırlanmalıdır. Test ve ölçüm işlemleri adım adım yazılmalı ve elde edilecek sonuçlar için geçerli ve geçersiz değerler belirtilmelidir. Bununla birlikte test yapanların senaryo dışı ama kabul edilebilir testleri de senaryoya dahil edilerek dikkate alınmalıdır.

Proje adım geçişlerinde, faz geçişlerinde veya proje planında belirlenmiş zamanlarda test ve ölçümler yapılmalıdır. Proje çalışmaları devam ederken yetkin proje çalışanları tarafından yapılarak test ve ölçümler yapılmalıdır. Böylece muhtemel sorunlar erken tespit edilebilir ve giderilebilir.

Nihai testler ve ölçümler ise talep sahibi ve proje paydaşları tarafından yapılmalıdır. Özel uzmanlık ve tarafsızlık gerektiren durumlarda test ve ölçümler bağımsız denetim kurumları tarafından da yapılabilir. Nihai test ve ölçüm sonuçları projenin kabul ve onay kararlarını etkileyecektir. Nihai test ve ölçüm sonuçları proje kapatma dokümanına eklenebilir.

Test ve ölçümlerde başarısız sonuçlar alındığında olay veya sorun bildirimleri oluşturulmalıdır. Bildirimlere bağlı olarak giderim çalışmaları yapılmalıdır.

Test ve ölçüm senaryoları ve sonuçları ilgili proje çalışanları, testçiler ve ilgili proje tarafları ile paylaşılmalıdır.

Proje Kapatma Raporu (Project Closure Report)

Proje yönetimi bütün proje çalışmaları tamamlandıktan, kontrol ve testlerden olumlu sonuçlar aldıktan sonra proje kapatma raporunu hazırlamalıdır. Kapatma raporu üzerinden talep sahibi ve kurum yönetiminin onayı alınarak proje sonlandırılabilir.

Kapatma raporunda projenin amacı, kapsamı, personel durumu, proje çalışmaları, proje bütçesi, donanım ve malzeme durumu ve elde edilen sonuçlar özetlenmeli ve projeden çıkarılan dersler yazılmalıdır.

Proje kapatma raporlarının içinde veya ekinde nihai test ve kontrol sonuçlarına yer verilmelidir.

Proje kapatma raporu diğer proje dokümanları ile birlikte kurum yönetimine teslim edilmeli ve kurum tarafından arşivlenmelidir. Proje kapatma raporları, proje portföyünün de önemli bir kaynağıdır.

Proje kapatma raporu proje tarafları ve kurum yönetimi ile paylaşılabilir. Proje tamamlandığında güvenlik kısıtlarının bir bölümü sonlansa bile bir bölümü devam edebilir.


 
Telefon: +90 (544) 421 49 89
E-mail: dakkurt@yahoo.com
© 2014 Dursun Akkurt, Tasarım: Dursun Akkurt - http://www.ak-kurt.com
© Telif Hakkı ve Yasal Kullanım Koşulları