PERFODA
Proje Yönetimi



 

Proje Yönetim Aşamaları

Dursun Akkurt, Eylül 2014

Özet:

Proje yönetimi, belirli bir projenin gereklerini karşılamak üzere bilgi, beceri, araç ve tekniklerin kullanılması olarak tanımlanmaktadır. Farklı sektörlerde veya koşullara bağlı olarak değişiklik gösterse de projelerin beş farklı aşamada gerçekleştirildiğini söylemek yanlış olmaz. Bu yazıda proje yönetim aşamaları kabaca özetlenmekte ve proje yönetiminin ana hatları çizilmektedir.

Project Management Institute, Inc. (PMI), proje yönetimini, belirli bir projenin gereklerini karşılamak üzere bilgi, beceri, araç ve tekniklerin kullanılması olarak tanımlanmaktadır. Baştan sona proje yönetimi beş temel aşamaya ayrılabilir.

1.Başlatma

Yeni bir ürün yapmak, bir süreci değiştirmek veya bir sorunu çözmek gerekiyorsa yeni bir proje fikri oluşur. İlk aşamada, proje fikrini, kuruma sağlayacağı fayda açısından dikkatle değerlendirmek gerekir. Karar vericiler projenin gerçekten gerekli olduğuna ve gerçekçi olarak tamamlanabileceğine karar vermelidir.

Proje sahibi projenin kuruma sağlayacağı faydayı, projeden beklenen sonuçları ve projenin iş süreçleri ile ilişkisini içeren bir proje talebi oluşturmalıdır. Proje talebi mümkünse bir fizibilite çalışmasına veya proje yatırımının parasal geri dönüş (Return on Investment - ROI) hesabına dayandırılmalıdır. Proje sahibi ve projeyi gerçekleştirecek kaynak birlikte projenin önceliğini belirlemelidir.

Başlatma aşamasının somut çıktısı proje talebi veya fizibilite raporu olur.

2.Tasarlama ve Planlama

Talep uzmanlar tarafından analiz edilmeli ve bir çözüm tasarımı yapılmalıdır. Çözüm tasarımında istenen ürünün, sürecin veya sorun çözümünün uygulanabilir bir tanımı olmalıdır.

Yapılan tasarım ve eldeki kaynaklar değerlendirilerek proje planı oluşturulmalıdır. Hangi kaynakların nasıl kullanılacağı, zaman planı, etkileşim veya entegrasyon noktaları belirlenmelidir. Projenin görev zaman kırılımı (Work Breakdown Structure - WBS) yapılmalıdır. Proje zaman planı, kullanılacak kaynaklar, riskler ve önlemler, kontrol yöntemleri ve ölçüm kriterleri proje planında yer almalıdır.

Tasarım ve proje planı muhtemel proje maliyetini öngörmeye olanak verir. Fizibilite raporu ve proje planı kullanılarak proje bütçesi hazırlanabilir.

Tasarım ve planlama aşamasının sonuç çıktısı ürün tasarımı veya proje planıdır.

3.İşletme

Proje ekibi veya takımları oluşturulmalıdır. Sorumluluklar, yetkiler, iletişim ve denetim kuralları açıklanmalı, görev ve kaynak dağıtımı yapılmalıdır. Proje ekibi veya takımları projenin amacı, kaynakları, riskleri hakkında bilgilendirilmelidir.

Proje planının aksamadan uygulanması, kaynakların amaca uygun kullanılması, elde edilecek hedeflerin talebi karşılayacak özellikte olması için gerekli çalışmalar yapılmalıdır. Özellikle entegrasyon ve koordinasyon noktalarının dikkatle izlenmesi, entegrasyon ve koordinasyonun aksamadan gerçekleşmesi sağlanmalıdır. İletişimin kesintisiz ve kurallı olarak yapılmasına özen gösterilmelidir.

Proje planı ile ilerleme sürekli olarak karşılaştırmalı; belirli zamanlarda veya periyodik olarak proje durum raporları hazırlanmalıdır. Projenin zamanında ve hedefleri karşılayacak biçimde tamamlanması için proje ekibi uyarılmalı, proje planında ve proje kaynakları üzerinde gerekli değişiklikler yapılmalıdır.

İşletim aşamasının somut çıktısı proje durum raporları, değişiklik, bildirim ve risk kayıtları veya proje seyir defteri olabilir.

4.İzleme ve Kontrol

Talep, tasarım ve plan gereklerine uygun kontrol ve ölçüm çalışmaları yapılmalıdır. Proje zaman planı ile ilerleme durumu arasındaki fark bir proje performans ölçümüdür. Hedeflere uygunluk ve kalite ise bir başka performans ölçümüdür.

Hedeflerin önünde giden projeler muhtemel fazla kaynak tüketimi açısından, hedeflerin gerisinde kalan projeler ise kötü yönetim veya kaynak eksikliği açısından gözden geçirilmelidir. Proje yönetimi ve proje ekibi ortaya çıkan performans hakkında bilgilendirilmelidir.

Projenin hedeflediği ürün, süreç veya sorun çözümünü hangi ölçüde gerçekleştirdiği test edilmelidir. Proje yönetiminde, proje çalışmalarında ve ürünlerde kalite koşullarına uygunluk sağlanmalıdır. Test ve kontroller proje planında belirlenmiş olan noktalarda yapılmalı ve planda belirlenmiş ölçüm kriterleri uygulanmalıdır.

İzleme ve kontrol aşamasının somut çıktısı test sonuç raporları, denetim raporları veya proje güncelleme kayıtları olabilir.

5.Kapatma

Proje görevleri tamamlandıktan sonra proje sahibinin sonucu onaylaması istenir. Onay için performans, test ve kontrol sonuçları dikkate alınacaktır. Proje kapanışında projenin başarısı veya projeden alınacak dersler değerlendirilmelidir.

Kapatma aşamasının somut sonucu proje kapanış raporu, projeden alınacak dersler ve öneriler dokümanı olabilir.

Projeler ve proje yönetim yaklaşımları sektörler arasında farklılık gösterse de yukarıdaki aşamalar çoğunlukla aynı kalır.



 
Telefon: +90 (544) 421 49 89
E-mail: dakkurt@yahoo.com
© 2014 Dursun Akkurt, Tasarım: Dursun Akkurt - http://www.ak-kurt.com
© Telif Hakkı ve Yasal Kullanım Koşulları